Palestra: Business Process Management (BPM) e o contexto de produção dos documentos arquivísticos

Anotações na Palestra: Business Process Management (BPM) e o contexto de produção dos documentos arquivísticos, com Dra Angela Freitag Brodbeck, na FABICO, em 15/03/2012 às 19h.

Modelos de negócio > processos > arquivística

BPM: Gestão de negócios + Tecnologia da informação + Processos de negócio

A) Gestão de negócios

Cadeia de valor do negócio: fluxo de produção e fluxo de informação (documentos físicos e informações lógicas).

Rastreabilidade da informação: monitorar/gerenciar a cadeia.

B) Processos de negócio

Processos de negócio podem ser de vários tipos (GONÇALVES, 2000):

• administrativos;
• serviços;
• produção;
• definição de metas;
• etc.

Estrutura da organização/organograma:

• Organização vertical
  • barreiras hierárquicas + barreiras funcionais = ilhas isoladas de conhecimento;
  • problemas na geração e disseminação da informação.
  • Exemplo: UFRGS tem 3 modelos de negócio: ensino, pesquisa e extensão, que se subdividem entre outros.
• Organização horizontal:
  • uma parte afeta a outra;
  • orientação ao cliente;
  • reduzir tempo e custo;
  • melhor qualidade possível;
  • melhoria contínua.

Gerenciamento de fluxo e de documentos: acesso eletrônico à documentação dos alunos da UFRGS, com certificação eletrônica.

C) Tecnologia da informação

Metodologia BPM

• Diagramação/fluxograma do processo de negócio:
  • entradas físicas e lógicas de documentos e informações. Saídas também.
  • atividades/tarefas
  • condições (conferências)
  • eventos paralelos (esperando licitação, por exemplo)
  • fluxos
• Transcrição para o sistema de informação: sistema integrado
• Monitoração de processos por indicador (KPI):
  • custos;
  • produção;
  • atendimento a clientes;
  • distribuição.

Software indica onde o processo tá parado, etc.

Exemplo de software: Bizagi

D) Arquivologia

Arquivística utiliza princípios e técnicas na atuação.

Arquivística se relaciona com a Ciência da Informação.

Recuperação da informação:

• olhar o todo;
• armazenamento eficiente > qualidade da informação:
  • entrada;
  • saída.

Arquitetura da Informação:

• sistemas de biblioteca;
• sistemas de gerenciamento de conteúdo;
• sistemas de publicação artigos técnicos;
• A.I. corporativa;
• ambientes compartilhados (web sites, intranets, comunidades online).

Processo de automação de escritório e gerenciamento de documentos:

• documentos eletrônicos e digitalizados;
• fluxos;
• assinatura eletrônica;
• manter versão única (a mais atualizada);
• garantir acesso;
• garantir visualização sem programa gerador (FlashPaper, PDF);
• sigilo, segurança, backup;
• indexação, busca, palavras-chave;
• reduzir papel: ecologia, sustentabilidade.

Governo eletrônico

• Lei de acesso: 18 de maio 2012 [Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011]
• Governança corporativa:
  • vendem parte da empresa pra acionistas na bolsa de valores.;
  • passa a ser Sociedade Anônima de capital aberto (ex.: Grupo A, Gerdau);
  • normas mais pesadas;
  • processos bem definidos;
  • fluxograma.
• Qualidade dos fornecedores: nível de maturidade de desenvolvimento de software.

Meus comentários

Gostei bastante da palestra. Mesmo sendo voltada para Arquivologia, deu para perceber paralelos com a Biblioteconomia e com algumas atividades que faço.

Queria ter perguntado (e se eu entrar em contato com ela, atualizo aqui) sobre alternativas de softwares para fazer o gerenciamento. O exemplo que citei no post peguei da imagem de um dos slides da apresentação, mas não sei nada sobre ele.

Foi legal também ver o pessoal participando, em geral os alunos não vão muito a palestras ou ficam mais dispersos.

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Esta foi minha primeira experiência fazendo anotações durante uma palestra utilizando o Evernote.

Até que gostei, mas deu uns problemas de conflito entre versões — o que é bem estranho, considerando que eu criei a anotação e editei na mesma hora sem acessar em outro local (eu uso com um programa no desktop (NixNote) e na web).

Também fiz teste de gravação de áudio e de foto. A possibilidade de criar áudio, fotografia e desenho (usando o Skitch), além de anexar algum já existente, é muito boa.

Achei a gravação do áudio fraquinha, mas provavelmente é em função da distância que eu tava da palestrante e do baixo volume do microfone. O formato utilizado é AMR (o Galaxy Tab não toca ele por padrão, mas abri sem problemas no Ubuntu).